invitation

Invita a otras personas con un llamamiento claro hacia el propósito común, procurando que lleguen las personas adecuadas y con una intención compartida.

Haz saber a la gente por qué esto es importante y qué pueden esperar, a la vez que agradeces su presencia. 

Llegado el caso, ya sabemos que las personas que forman parte de un proceso “son” las que tienen que “ser”, “están” las que tienen que “estar”,  aunque creamos, sepamos o sintamos que falta alguien (en concreto) o que hay pocas personas).

No dejaremos de aprovechar todo el potencial del grupo reunido por respeto y por responsabilidad con el mismo. Aunque fuera sólo desde una perspectiva estrictamente utilitaria y prágmática (“lo que hay es lo que hay”), “lo que hay” puede ser mucho, si sabemos cosechar todo el grano para el molino.

Sin negar por tanto lo anterior, sino aplicando el principio de permacultura “integrar en vez de segregar” con lo siguiente, la propuesta es:

diseñar y convocar procesos con intención.

Esto supone:

  1. Que explicitamos el porqué del encuentro grupal y los resultados esperados (sin aferrarnos a él, no directividad).
  2. Que contamos con un diseño o plan de trabajo acorde (metodologías, técnicas, tiempos y recursos), estructurado y flexible (adaptativo).
  3. Que convocamos a las personas (en calidad y cantidad) adecuadas, oportunas, pertinentes y precisas.

Cuándo diseñas y convocas encuentros grupales, ¿cumples estas 3 premisas?

Tomátelas si quieres como una lista de chequeo intencional, que te ayude a asegurar la oportunidad, pertinencia y valor del encuentro grupal.

Y no te engañes, cada vez que convocas a un grupo esas 3 premisas están en tu cabeza, (aunque no las pongas por escrito, aunque sean sólo un esbozo o un sueño difuso), porque inevitablemente son tu manera de dar forma a tu intención (declarada o no).

Hay dos momentos – hitos importantes a la hora de invitar al grupo a participar: 1.- La Convocatoria del encuentro; y 2.- Los primeros compases del encuentro.

  1. Convocatoria del encuentro.
    • Agenda: construye y haz llegar una agenda (orden del día) precisa, estructurada, comprensible. Llegado el caso se puede construir el contenido de la agenda con el propio grupo, gracias a herramientas colaborativas on line u off line, que no todo pasa siempre por Internet. 😉
    • Anexos: añade la información adicional indispensable, suficiente, ilustrativa, que sea precisa en función del tipo de trabajo grupal a realizar.
    • Lugar: cuida que el espacio sea accesible físicamente (lugar conocido o fácil de encontrar; bien conectado con transporte público; apto para personas con movilidad reducida; señalética externa e interna…) como apropiado al tipo de encuentro y a la naturaleza del grupo a convocar.
    • Antelación: convoca con la suficiente antelación para agendar el encuentro, consultar la agenda y sus anexos, y realizar consultas previsas si se necesita.
    • Calendario y horario de reuniones-encuentros:
      • Si son recurrentes es conveniente tenerlos pre-establecidos desde el inicio, así no hay que emplear tiempo en consensuar o fijar las próximas reuniones.
      • Si la fecha se ha de consensuar con el grupo, existen herramientas on line y APPs que ayudan a decidir el mejor momento, o tenerlos siempre visibles como si fuera un tablón de anuncios.
    • Género: asegúrate que la convocatoria es accesible y espacial y temporalmente oportuna (lugar, fecha y horario) para asegurar la capacidad de asistencia de hombres y mujeres. Estas consideraciones no son menores en según qué tipo de encuentros y grupos.
    • Canales de convocatoria:
      • Diversifica, utiliza los canales oficiales o institucionales del grupo, prueba canales complementarios que, usados con pertinencia y respeto a la cultura grupal, puedan tener más impacto.
      • Utiliza lenguajes asequibles, comprensibles y a la vez motivadores, estimulantes.
  2. Primeros compases del encuentro.
    • Apertura y bienvenida: cuida el inicio del encuentro para crear el clima colaborativo y de confianza que potencie el mayor recorrido del grupo-proceso (podemos llamarlo éxito también, si nos comprometemos con que fracasar es éxito en descubrir áreas de crecimiento y mejora).
    • Presentar la agenda: recuerda o informa claramente del porqué del encuentro, los objetivos, el programa de trabajo (modos y tiempos), presenta a los agentes implicados… En ocasiones es el momento de consensuar grupalmente la agenda, que no es poco como trabajo de grupo justo al inicio del encuentro.
    • Presentar al grupo: haz una dinámica de presentación de participantes y expectativas…

 

Me he ido a presentarte esta patrón a la aldea de El Collado, en Alájar (Sierra de Aracena), un lugar con mucho encanto y que, básicamente, conserva su esencia urbanística de siglos atrás. Curiosamente una aldea sin ermita, lo que fue uno de los motivos de su despoblación en favor de la, entonces, aldea de Alájar.

+ sobre patrones grupales:

Y recuerda 🙂 :

Donde hay patrón no manda marinero, pero con estos “patrones” toda la marinería será capaz de gobernar exitosamente el barco.

faenar con arte fontanero

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